Dokumentenmanagement

Das Archiv, eine zu Unrecht oft und gerne vergessene Abteilung. Im Randbereich des Krankenhauses platziert, fristet sie häufig ihr Schattendasein. Dabei wird die Bedeutung eines modernen und innovativen Archivs, als Basis der digitalen Patientenakte, völlig unterschätzt.

Nicht so am Quedlinburger Klinikum. Hier ist das Archiv schon lange Motor für die Weiterentwicklung der digitalen Krankenhauswelt.

Heute bietet das Archiv ein ganz anderes Bild als noch vor wenigen Jahren. Vergebens sucht man tausende Dokumententaschen in kilometerlangen Stahlregalen. Seit 01. Januar 2008 werden alle vollständig abgeschlossenen Patientenakten sofort digitalisiert, das heißt rechtsgültig langzeitgesichert auf Mikrofilm gebannt, gleichzeitig komplett eingescannt, auf DVD gesichert und im PC bereit gestellt. Alle Papiere stehen also sofort nach dem Krankenhausaufenthalt digital zur Verfügung. Dabei ist egal, ob es sich um eine Pflegekurve, einen EKG-Ausdruck oder den OP-Bericht handelt. Größe und Form der Vorlagen sind heute nicht mehr entscheidend. Fast alle Dokumente können technisch verarbeitet werden.

Dieser Fakt ist ein großes Sicherheitsplus für alle Patienten. Sollte es zu einem plötzlichen Krankenhausaufenthalt kommen, vielleicht nach einem Unfall oder augrund eines sonstigen Notfalls, stehen dem behandelnden Arzt sofort alle Dokumente des vorherigen Krankenhausaufenthaltes am PC zur Verfügung. Das Suchen in verstaubten Aktenregalen ist nicht mehr notwendig. Das spart im Zweifelsfall genau die Zeit, die man braucht um schnell und medizinisch gesichert zu behandeln. Nicht umsonst will auch die Bundesregierung die viel diskutierte Gesundheitskarte ab 2010 einführen. Auch hier sollen die wichtigsten Krankheitsdaten gespeichert werden, um im Falle einer Notfallbehandlung Zeit zu sparen und um Informationen schnell und sicher verfügbar zu machen.

Zugegeben, ein paar Meter Aktentaschen findet man auch noch im Quedlinburger Krankenhausarchiv. Das sind verschiedene alte Aktejahrgänge (max. 30 Jahre Aufbewahrungsfrist) bis einschließlich 2007. Aber so nach und nach werden auch diese Restbestände kleiner. Jedes Jahr kann wieder der älteste Jahrgang vernichtet werden. Darüber hinaus fordern die Ärzte Akten an, die aus früheren Aufenthalten stammen. Hier wollen Sie Informationen einsehen, die für die aktuelle Behandlung des Patienten wichtig sein können. Diese Akten werden dann, wie die 2008er Unterlagen, bei Bedarf eingescannt und dem Arzt digital im PC zur Verfügung gestellt. So reduziert sich der Bestand an Papierakten praktisch jeden Tag, bis irgendwann keine Regale mehr gebraucht werden.

Das Papier ist dann im Archiv verschwunden, aber dennoch müssen Daten archiviert und aufbewahrt werden. Lediglich das Medium und die Aufgaben der Kolleginnen und Kollegen haben sich geändert.

Das Archiv ist und bleibt das Gedächtnis unserer Administration. Und ohne Gedächtnis könnten auch wir nur sehr schwer zurecht kommen.

Das Formular zur Entbindung von der ärztlichen Schweigepflicht können Sie hier als PDF-Formular (95 KB) downloaden.

Alles Gute für Ihre Gesundheit wünscht Ihnen

Ihr Dipl.-Ing. Hardy Krüger
Leiter Dokumentenmanagement